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    展商管理系统|会展管理信息系统

    展商管理系统|会展管理信息系统

    更新时间:2019-11-15   浏览数:73
    所属行业:展会 活动策划
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    会议会展活动运营管理之智慧会议展览中心的内容与价值

    互联网与计算机智能正以不可阻挡之势渗透到我们生活与工作的各个方面,会议展览产业自然也无法例外。那么什么是智慧会展呢?就是互联网、计算机智能及其相关技术在会议展览行业各个方面深入应用后所体现出来的一种综合效果。我们知道,会议展览业的核心价值在于建立连接——人与人、人与产品及服务、人与会展活动举办地资源等,而提升连接效率、改进连接体验,正是互联网与计算机的价值所在。与以往的信息化相比,智慧会展的主要特点有

    一、互动性

    “信息化”是为特定人群提供的信息服务解决方案,而“智慧化”则要打破这种限制,程度地实现会议展览活动参与各方之间的互动,使互联网的价值发挥到。

    二、体验性

    “体验性”的特点是便捷、舒适甚至是愉悦。“智慧化”可以创造出会展活动组织者及参与者所需而人工及传统信息化又无法提供的全新会展体验。


    三、高效性

    “智慧化”不仅可以大幅提升人与信息、人与人、人与机器之间交互的效率,还可以将会展设施、会展资源的利用率化。

    四、定制性

    “智慧化”可以在更大程度上为会议展览活动组织者和参与者提供定制化的解决方案,满足其个性化诉求。

    会议展览业的智慧化,从某种意义上说,就是会议展览业运行管理及服务的一次革命。

    在会议展览产业链的主要环节中——包括会议展览项目的运营管理、会议展览市场的交易与资源链接、会议展览场馆的运营管理及服务等,会议展览场馆在其中扮演着十分重要的角色——会议展览活动的“连接”价值在很大程度上需要在此体现。因此说,会议展览场馆的智慧化对于中国智慧会展的总体发展具有重要的推动意义。

    会议展览场馆的智慧化是一项系统而复杂的工作——这是由场馆的特殊角色决定的。首先,会议展览场馆要发挥“连接”的价值——既包括会议展览活动参与各方,比如组织者、参会者、参展者等,也包括场馆内部的人、设施与资源,场馆外部的各类资源等;其次,要给会议展览参与各方做好“连接”工作提供良好的服务——即所谓会展体验。要做到以上这两点,没有计算机提供的智能化解决方案,没有互联网提供的高效、便捷的联通服务,没有新技术新产品的应用,是根本无法想象的。

    总的分析,会议展览场馆的智慧化,主要包括以下五个部分:

    01 场馆内部日常运营管理的智慧化。

    这一部分内容是会展场馆***早采用的与计算机和互联网相关的应用系统——信息化管理系统,主要包括:财务与人事管理、办公管理、安全保障、设备运行管理、客房与餐饮管理等。信息化管理系统的价值是不言而喻的,因为它们可以在很大程度上提升效率,降低成本。不过,目前国内会议展览场馆的信息化应用状况差异很大,不仅所使用的产品规格不同,所应用的领域及其效果也都不太一样。“信息化”的使用对象主要是内部员工,系统不与会议展览组织者、参与者等发生互动。在场馆“智慧化”之后,企业内部的信息化系统如何完善以及如何处理与其他智慧化模块之间的关系,还有待于进一步探讨。

    02 会议展览设施及其运行管理的智慧化。

    会议展览设施主要是指会议、展览及其相关的餐饮、休闲娱乐、停车等会展群体活动所需要的建筑空间与配套设施,包括会议厅室及其舞台、座椅、隔断、空调等;室内外展览空间、活动空间;会展参与者的用餐空间及配套设施;会展活动所需的公共空间,包括注册、茶歇、交流与互动等;停车空间等。到目前为止,中国会议展览设施相关的自动化设计及智慧化应用还不多,其运行管理工作仍然是依靠大量的人工来完成的,成本高、效率低、体验差,智慧化改进和提升势在必行。

    会展设施及其运行管理的智慧化包括两部分,一个是硬件设施的自动化、智慧化,比如座椅、舞台、隔断等;另一个是运行管理的智慧化,包括对于设施及其温度、空气质量、灯光以及停车等的控制。这一部分内容是会议展览场馆的核心价值所在,客户体验的优劣、运行效率的高低以及企业盈利状况的好坏,都与此有关。

    03 视听多媒体与互动的智慧化。

    会议展览现场的视听、多媒体及互动系统,是会展场馆智慧化***引人注目、也是***能够提升体验效果的内容之一,从运营管理的角度说,也是***能够增加营收的主要内容之一。这部分内容主要包括视频、音频、灯光、机械以及中控等多个相互关联的系统模块。视听、多媒体及互动系统可以应用的场景有很多,包括智慧(会议、展览、活动、演出等)大厅、视频会议室、多功能舞台、多媒体显示、互动体验设计等,工作与娱乐功能兼具,体验效果极佳。

    04 营销与销售管理系统智慧化。

    很多会议中心、会展中心都使用了不同类型的销售管理系统,但也只是局限于内部管理,客户无法参与,更缺少前期的资源展示与连接、互动体验、市场推广、对接沟通等关键环节。这种封闭的管理系统,这一方面不利于吸引潜在客户、增加流量和转化率,另一方面也不利于构建完整的客户体验环,提高客户满意率。全新的智慧化营销与销售管理系统旨在构建潜在客户、客户与场馆内外资源、场馆运营管理及服务之间的连接通道,为用户提供愉悦的在线互动体验,实时对接客户诉求,为下一步良好的现场会展体验奠定扎实的基础。这一系统可以有效解决前期和中期客户引流、转化、管理等一系列问题,体验好、效率高,因而颇具现实意义。不过,前期、中期的营销和销售只有与现场的运营管理及服务、会后的跟进服务有机结合起来,会展组织者和参与者所需的完整的会展体验才能够完成。

    05 会展项目管理及服务的智慧化

    对于会议展览中心来说,“会展项目管理与服务”就是帮助会展活动组织者、参与者在从场馆内限度地实现会展活动的主要目标, 并在这个过程中为他们提供尽可能好的会展体验。“传统”会展场馆的管理及服务比较简单:兑现承诺的档期以及会议空间与展览面积、餐饮空间、停车位、客房及其他必要的服务内容,再配上一两人为其提供服务就可以了。至于会展活动的效果以及组织者、参与者的感受,则关心不够多。“智慧会展场馆”的核心价值在于,场馆方不再是一个被动的“场地提供方”、“场地出租者”,而是客户会展活动的积极参与者和利益攸关方,是会展活动“连接”价值的积极贡献者,是愉悦会展体验的创建者。角色的转变是场馆智慧化成功的关键所在。